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Mudando la oficina fuera de casa

Mudando la oficina fuera de casa
Artículo publicado en yosoypyme.net
2009 | Septiembre 23 Por coach de negocios E-Myth
Desafortunadamente, no hay grandes sonidos de alarma para cuando es el momento adecuado de dejar su agradable ambiente de negocio en casa por edificio u oficina comercial. Es una decisión que debe ser el resultado de un plan estratégico y no una simple reacción o deseo de un cambio. En este artículo plantearé algunas consideraciones críticas y estratégicas alrededor esta decisión, señalaré algunas de las inquietudes tácticas y sugeriré a dónde ir por soluciones.

Entonces, ¿por qué querría alguien salir de su extra cómoda recámara y comprometerse a rentar un espacio de oficina? Aunque tal vez haya razones personales para desear salir de casa, la principal pregunta estratégica es si al mudarse a un espacio comercial, éste se pagará por si mismo mejorando la trayectoria de crecimiento del negocio. Y prometo que será la última vez que usaré la palabra estratégica, pero entiende usted el punto, ¿verdad?

El Personal Punto de Vista

La realidad es que el trabajar desde casa no es para todos, aún cuando muchos de nosotros soñemos con ello de vez en cuando. Pero la mezcla de su vida personal con la vida del trabajo es difícil de limitar y las intrusiones en su tiempo, energía y enfoque pueden ser desalentadoras. Justo como un “oficinista” puede soñar con una nueva vida trabajando en casa, la persona de negocio con oficina en casa puede empezar a soñar en el momento en el que no trabaje y viva en el mismo lugar.

Antes de considerar mudarse de su oficina en casa, considere todas las implicaciones, como el aumento de tiempo por traslados y los gastos relacionados, un cambio potencial en sus rutinas familiares, un cambio en su forma de vestir (no más trabajar en pijama), así como perder la deducción por tener negocio en casa (en caso que aplique).

Si usted es un empresario individual o independiente y planea permanecer de esta forma, estas consideraciones personales junto con preocupaciones acerca de las finanzas y sus clientes tal vez sean suficientes para hacer que decline. Pero si el salir de casa tiene sentido, considere empezar despacio rentando una oficina compartida, lo cual está creciendo en popularidad entre consultores y empresarios independientes. Tener un espacio de trabajo u oficina con teléfonos compartidos, equipo e incluso sala de conferencias puede ser la mejor solución. Esto mantiene sus costos al mínimo y lo pone de regreso en un ambiente en el cual tal vez reciba un “apetitoso” tip de negocios en el área de cafetería. Y por supuesto, esto además tiene otras ventajas sociales y de red de trabajo.

La Principal Razón para Mudarse

La principal razón para pensar en mudarse, más allá de las preferencias personales y desafíos de casa vs. fuera de casa, es si el mudarse a un espacio comercial incrementará sus ganancias de manera que la renta se pague por si misma y además ayude a acelerar su crecimiento. Aquí es donde debe verificar si su visión y su plan van de acuerdo con su análisis financiero y de presupuesto para determinar si es el movimiento correcto para usted y el momento correcto para hacerlo.

Una vez que su visión es comprometida en papel, junto con su plan organizacional y sus pronósticos financieros, está listo para hacer las preguntas importantes que le ayudarán a tomar la decisión de mudarse o no. Estas son algunas de las preguntas que debe hacerse antes de tomar la decisión:

  • ¿Su crecimiento demanda contratar a más personas de las que puede acomodar en casa?
  • ¿Un espacio comercial le permitirá servir mejor a sus clientes o proveedores?
  • ¿Este crecimiento en el servicio le reditúa mayores ganancias para justificar el gasto extra de mudarse y mantener el pago de la renta?
  • ¿Este movimiento cubre sus objetivos mercadológicos y estrategia organizacional?
  • ¿Cuál es su plan de contingencia? ¿Qué sucede si la economía cambia o si sus predicciones de crecimiento fallan?
  • ¿Ha considerado todos los gastos que debe incluir en su presupuesto como la responsabilidad de un seguro, mobiliario, computadoras y otro equipo, y muy probablemente un nuevo sistema de teléfono?
  • ¿Tiene un confortable colchón de efectivo para cubrir gastos?

Algunas Tácticas

Después de que determina que mudarse tiene sentido y tiene una fecha determinada para hacerlo, encontrar el espacio correcto es primordial. Ha escuchado el viejo adagio de los agentes inmobiliarios, ubicación, ubicación, ubicación. Ese mismo mantra le servirá cuando busque su nueva oficina. ¿Es lo suficientemente conveniente para usted? ¿Está ubicado en un lugar donde a la gente le gustaría trabajar? ¿Es el lugar correcto para dar servicio a sus clientes y cumplir sus objetivos de mercado? ¿Necesita un lugar de prestigio o con algo más simple es suficiente? Como todas las consideraciones de negocios, muy frecuentemente el poder está en las preguntas que hace para asegurar que sus decisiones estén soportando la dirección deseada.

En este escenario, ha hecho su tarea, pronosticado las finanzas, alineado su visión general con un plan organizacional y de mercadotecnia y determinado que este es sin duda el momento correcto de avanzar. Aún y si ya ha localizado el espacio perfecto y hasta ha iniciado las negociaciones de renta, yo sugeriría dar una revisión más a todo el criterio objetivo y subjetivo para tener la absoluta certeza que quiere firmar ese contrato y hacer el gasto de la mudanza. Por supuesto que si ha presupuestado de manera razonable usted ha incluido la renta y los bienes, la pérdida de la deducción del negocio en casa, el costo de nuevo equipo y los muebles, así como de cualquier nuevo empleado que planee contratar y más dólares comprometidos en mercadotecnia para incrementar las ganancias. Así que tome un respiro y verifique todo de nuevo para estar confiado en que este movimiento encaja en su presupuesto.

Planeación diligente

Si ya está listo para continuar, internet está lleno de recursos para ayudarlo con este movimiento. Hay una gran cantidad de artículos sobre los aspectos técnicos de hacer que el cambio suceda con la menor afectación a su negocio. Su proveedor de muebles puede ayudarlo con la planeación del espacio, así como sus proveedores de cómputo y telecomunicaciones pueden ser también recursos clave. Utilice las relaciones que tiene dado que ya han sido probadas o encuentre nuevos proveedores si es necesario, pero tenga la certeza de que ellos saben lo que hacen y que pueden realmente asistirlo durante el periodo de ajuste.

Este es sin duda un proyecto importante que requiere una planeación diligente. Utilice un calendario de control y/o software de administración de proyectos para estar seguro de que tiene todo lo necesario antes de desconectar todo en casa y prender el switch en la nueva ubicación.

De aviso a todos

Para algunos propietarios de negocios con oficina en casa, la percepción de los clientes es crítica, así que mudarse a un lugar con una sala de juntas en lugar de reunirse en el café más cercano es un gran cambio. Es importante informar a los clientes y asociados del negocio que usted se ha mudado. Realice una fiesta, invite a sus clientes e integrantes, vea si puede hacer algo de relaciones publicas y haga de esto un gran acontecimiento. Usted ha atraído las miradas de muchas personas al realizar esta transición de una ubicación en casa a una ubicación comercial, y en su caso todo esto fue derivado de tomar decisiones estratégicas claras. ¡Oh¡, aqui voy utilizando esta palabra de nuevo, rompiendo mi promesa. Pero es sin duda todo este cuestionamiento, planeación e intenciones claras que harán de su mudanza un éxito abrumador.

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