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7 argumentos por los que aplazamos lo que debemos hacer (¡y cómo rebatirlos!)

Preocupado
8 de diciembre 2011 Por Coach de Negocios E-Myth
Apenas habíamos comenzado con la sesión de coaching, y Carlos estaba explicando por qué no había cumplido con la creación de sus estados financieros mensuales, ¡una vez más!”.Con voz teñida de resignación, dijo que no había tenido tiempo suficiente;  y se extendió con una larga lista de cosas que se habían tropezado en su camino durante las últimas dos semanas;   luego esperó a que yo cambiara el tema.Pero yo no lo hice. Como su Coach, yo sabía que éste era EL Tema.   Esto era precisamente el obstáculo en el camino de Carlos para alcanzar lo que verdaderamente ansiaba para sí y para su negocio.   Carlos lo sabía; yo lo sabía… Y en mi papel de su coach, no lo estaría ayudando, si lo dejaba escurrirse de afrontar el problema.

 

¡Nunca tengo suficiente tiempo!
“Tu problema no es falta de tiempo, Carlos,” le dije. “Tuviste suficiente tiempo para hacer llamadas a clientes. Tomaste 2 horas extra a la hora de almuerzo para leer sobre optimización de motores de búsqueda y modificar tu blog. Has tenido tiempo para muchas cosas, pero consistentemente has relegado esto,  a lo que te habías comprometido y acordado que era necesario hacer, y que, dicho sea de paso, no es algo tan difícil de llevar a cabo.  Entonces, ¿qué ES lo que está pasando en realidad? “Carlos de inmediato se puso a la defensiva, prontamente argumentó que había dado prioridades. Luego, se contuvo, y dijo: “. Yo sé que esto es importante, pero me siento tan incómodo con esto de las finanzas…” Admitir esto fue un paso enorme para Carlos, y me sentí aliviada de escuchar que lo admitía. “No tener tiempo” era una falsa excusa, y ambos lo sabíamos.Yo le aseguré que no estaba solo cuando se trataba de aplazar compromisos; y analizamos una serie de instancias a lo largo de su gestión, y en sus funciones de liderazgo,  donde este hábito se estaba haciendo presente con alguna frecuencia. Encontramos varias otras cosas que él no estaba logrando alcanzar por permitir que este hábito se impusiera. Había que acordar que esto en efecto era un problema, antes de ponernos de acuerdo para trabajar en resolverlo.
“Dime por qué”.
Hay miles de argumentos que utilizamos para aplazar las cosas. Y con frecuencia hay señales reveladoras de que en realidad estamos postergando, relegando, incluso cuando pensamos que estamos siendo realmente productivos.¿Se mantiene ocupado haciendo tareas de baja prioridad a pesar de la alta proporción de trabajo estratégico que queda por hacer?

¿Está usted abriendo y re-leyendo sus correos electrónicos sin actuar sobre lo que en ellos se trata?

¿Existen asuntos que se pasan de lista en lista de pendientes y nunca parece que finalmente son atendidos,  quedando pendientes indefinidamente?

¿Está constantemente en espera del “momento adecuado” para hacer frente a determinadas tareas?

Si usted contestó “sí” a cualquiera de estas preguntas, usted puede estar precisamente luchando con este tema.  Aunque hay muchas causas que las definen, aquí hay siete que razones  que son muy comunes y fáciles de identificar:

  1. Se siente abrumado por una tarea en particular
  2. Tiene miedo de que va a fracasar
  3. Se siente que no quiere o no puede tomar una decisión
  4. Está sobrecargado de trabajo o demasiado cansado
  5. Simplemente no quiere hacerlo
  6. Está demasiado desorganizado y distraído para efectivamente asignarle el tiempo necesario
  7. No quiere comprometerse a iniciar una tarea a menos de tener la seguridad de que va a resultar perfecta

Aplazar algunas tareas, especialmente tareas técnicas o de bajo impacto en los resultados, no es necesariamente aplazar o relegar. Parte del arte de la auto-gestión es ser capaz de dar prioridades y, cuando sea posible, delegar.  Por otra parte, podría ser una buena estrategia el evitar o aplazar intencionalmente tareas de alto nivel estratégico o crítico, si no se siente capaz de enfocarse efectivamente en ellas, debido a la fatiga o distracciones inevitables. Pero ello debería ser la excepción, no la regla.

Carlos había desarrollado el hábito de relegar durante años de aplazar tareas desagradables, simplemente porque no las quería hacer. Pero eso no hacía que desaparecieran o menos aún que se resolvieran.   Sencillamente se acumulan en el trasfondo – sumándose a la carga de tensión sobre Carlos, y provocándole aún más distracción de las tareas a emprender.   Es un círculo vicioso.   Su educación y su ética de trabajo convertían el “hacer cosas y estar ocupado” en algo esencial;  por lo qué, lo que Carlos hacía, era sumergirse en  “trabajo técnico”.  Pero, para que todo el tiempo que se la pasaba ocupado, se sentía permanentemente frustrado por su incapacidad de obtener los resultados que realmente quería.

Para algunas personas, el mayor obstáculo y enemigo en el camino de alcanzar metas importantes es el perfeccionismo. Si no puede ser perfecto, no se puede hacer.   Entonces, hay que acabar con esto. Tenga en cuenta que “perfecto” no va a suceder. Nada ni nadie es perfecto,  y la búsqueda de la perfección es sólo otra manera de aplazar las cosas indefinidamente.   A veces, “suficientemente bueno”  ¡es suficientemente bueno!  Deje espacio para la mejora y la innovación – pero procure algo con que empezar!

Desarrolle un PLAN de trabajo, escríbalo, y trabaje su PLAN

El viejo adagio de planea tu trabajo y trabaja tu plan es una máxima de gran alcance. He añadido lo de escribirlo porque hay un enorme empuje al poner las cosas en el papel, se gesta con ello una fuerza complementaria y superior al hacer sus objetivos visibles y “reales”.

La organización efectiva y el desarrollo de prácticas eficaces de gestión del tiempo no se suceden de la noche a la mañana. ¡Pero hoy es un gran día para empezar! Enfrentar sus propios demonios relegatorios no va ser una experiencia agradable ni confortable. ¡Pues que así sea! – ¡Hoy es día un gran día para empezar! Confeccione una lista (realista) de tareas pendientes cada día, pero con sólo tres tareas prioritarias. Ponga la menos atractiva de todas encabezando la lista.
Comience. Experimente el placer de sacar de la lista de pendientes algo que había evitado colocar en ella.   ¡Es el mono subido a su espalda! Luego, pase al siguiente pendiente. Se hará más fácil con cada éxito alcanzado.

Carlos hizo exactamente eso. No fue fácil y no todo quedó resuelto en una semana. Pero tal como le dije entonces – es un proceso, no un evento. Con el tiempo Carlos ha ganado el control sobre su tiempo, haciéndose responsable el mismo, del control de su propio tiempo.  Implementando herramientas clave y métodos de planificación y priorización, le ha ido ganando la batalla al aplazamiento de tareas importantes. Aún no le gustan ciertas tareas, pero está consiguiendo hacerlas, y una tarea desagradable finalmente realizada, se siente mucho mejor que una que cuelga sobre su cabeza.

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