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Su manual de operaciones

Su manual de operaciones
Este artículo fue publicado en  yosoypyme.net

En el corazón de un negocio que se maneja a base de sistemas, está el manual de operaciones. El manual de operaciones es la guía autorizada de cómo se hacen las cosas en su negocio. Le da una forma eficaz de comunicar las políticas y procedimientos, y ofrece a sus empleados la independencia y la seguridad que necesitan para operar en sus puestos dando máximos resultados.

Si usted es como la mayoría de nosotros, probablemente tiene archivada en casa una carpeta que está llena de todos los manuales para los diversos dispositivos electrónicos que tiene en su hogar.

Cuando usted necesita saber cómo manejar su horno de microondas o se descompone la televisión, el primer sitio donde acude para obtener ayuda es esa carpeta.

En su negocio, su manual de operaciones actúa de la misma manera. Sirve como punto de referencia para toda la información importante de la compañía. Y cuando se utiliza correctamente, no es sólo un lugar para ir a buscar “soluciones”, es lo primero con que los empleados se familiarizan, para que puedan saber cómo funcionan las cosas, desde el principio.

¿Qué contiene un manual de operaciones?

El contenido va a variar de empresa a empresa, pero la estructura de un manual de operaciones es universal. Debe estar compuesto por las siguientes áreas:

  • Historia de la empresa, Visión y Organización
  • Productos y Servicios
  • Políticas
  • Contratos de puesto
  • Sistemas (Planes de Acción)

Su manual de operaciones debería referirse esencialmente a dos áreas principales: información general de la compañía que todos los empleados de la organización necesita conocer e información específica de su posición.

Los primeros tres puntos en la lista anterior (Historia de la empresa, visión, y Organización, Productos y Servicios y Políticas) constituyen la parte del manual que aplica a todos en la organización. Estos puntos ayudan a la gente a entender el “cuadro completo”, incluyendo la estructura organizacional de la empresa, lo que ofrece a sus clientes y las políticas generales bajo las cuales opera.

Los dos últimos puntos (contratos de puesto y Sistemas) contienen información específica de una posición. Obviamente, las responsabilidades de un director financiero son diferentes a la de un técnico de laboratorio, por lo que usted deseara crear manual de operaciones para cada posición. En última instancia, usted tendrá un manual para cada cargo en su organización.

Cómo empezar

Primero comience por la recolección y / o la definición de la información general de la compañía. Mientras que la documentación del día-a-día de su empresa sobre los sistemas operativos, las políticas y los procedimientos no es ninguna hazaña pequeña, es absolutamente fundamental y sirve como base para todos los manuales que se podrán crear.

A continuación, documente todos los sistemas individuales necesarios. Un ejemplo simple de un sistema documentado o “Plan de Acción”, como nosotros le llamamos, es el Plan de Acción para hacer café

A menudo, uno de los componentes más difíciles de un manual de operaciones es la definición de tareas y responsabilidades de los puestos de trabajo específicos. En la terminología de E-Myth, esto se llama un Contrato de Posición.

Empiece por listar todas las posiciones en su organización, y abra un archivo físico y un archivo digital para almacenar todos los documentos pertinentes a cada puesto de trabajo. Una vez establecido este inventario de documentación, usted será capaz de identificar los vacíos de información, y determinar qué materiales aún deben ser desarrollados.

Estos Contratos de Posición individuales van a describir el lugar donde los empleados encajan en la organización, los sistemas por los que serán responsables, una lista de tareas que deberán completarse, las normas de trabajo que debe cumplir, y qué resultados se espera de ellos. Los contratos de posición le proporcionan un documento que define claramente las responsabilidades y faculta a sus empleados para cumplir con sus expectativas.
Actualizaciones y Distribución

Recuerde que el cambio es inevitable y los manuales requieren atención de forma regular. Planee sesiones de actualización de forma regular y haga un plan para su distribución. Se deben programar 1 o 2 sesiones anuales para asegurar que los elementos del manual de operaciones se mantienen al día. En estas sesiones, se reúnen los gerentes y administrativos para hacer una rápida revisión del contenido del manual, se hacen actualizaciones, se añade nuevo material, se elimina material obsoleto y se redistribuye el contenido del documento.

Un manual de operaciones bien armado, con contenido relevante se convierte en un recurso para la compañía de suma importancia.

Tenga en cuenta que sus manuales de operación pueden ser carpetas físicas y/o archivos electrónicos. El formato que mejor se adapte a su negocio es el que será correcto para usted. Sólo asegúrese de tener respaldos almacenados en un lugar seguro.

Los manuales de operaciones “suenan” como una buena idea, son sin duda una forma organizada de hacer negocios, de crear un gran sistema. Pero, ¿la gente los usa? ¿Tendrán algún valor real para su negocio? ¿Vale la pena el tiempo y esfuerzo que le tomará crearlos e implementarlos?

Véalo de esta manera. Su negocio puede funcionar razonablemente bien sin manuales de operación, pero no está usted buscando algo más? ¿No está buscando construir un negocio que funcione, – que funcione de verdad- sin que usted tenga que estar presente todo el tiempo para que así sea?, Si desea que su negocio tenga un verdadero valor para un comprador potencial o sucesor, ¿no le parece que tener una forma de hacer negocios basada en sistemas claramente definidos, le podría dar una ventaja?

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