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El mito de la delegación

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Mucho se ha ya escrito sobre qué tanto se debería dar seguimiento a las responsabilidades y tareas de los colaboradores. La mayoría de las mejores prácticas de negocios desarrolladas en los últimos 30 años hablan de la delegación de responsabilidades, accountability, equipos auto-dirigidos o auto-gestionados, etc. etc. Sin embargo estas, como la mayoría de las mejores prácticas de negocios, se han desarrollado en y para las grandes empresas y como la gran mayoría de las veces aunque los conceptos son válidos universalmente, la aplicación en las PYMES debe hacerse totalmente diferente y en muchas ocasiones estas prácticas  en realidad no aplican para las PYMES. Es por esto que lo que vamos a comentar a continuación puede ser un poco controversial y estar en contra de lo que muchos «gurús» del management han venido predicando en los últimos 30 años. Primero que nada queremos aclarar que estamos de acuerdo con todas estas prácticas de accountability, equipos auto-dirigidos, etc. El problema como lo mencionamos anteriormente, es que estos conceptos muy rara vez funcionan en una PYME de un tamaño entre 10 a 100 empleados.

Como dicen por ahí «si nos pagaran un peso cada vez que escucho:» ¿porqué mis colaboradores no hacen lo que les digo?, se supone que saben sus responsabilidades, por eso los contrato, para eso les pago… La realidad con las PYMES es que no están en la etapa de desarrollo o tienen la infraestructura organizacional para implementar estas «mejores prácticas de negocio» de los equipos auto-dirigidos, accountability, etc. Es por esto que los dueños de las pequeñas empresas tienen que dar seguimiento a las actividades de las distintas áreas en la empresa. Algunos podrán pensar que lo que vamos a sugerirles es micro-management, sin embardo como sucede en la vida y en las empresas pocas veces las cosas son blanco o negro, siempre hay que entenderlas en su contexto de grises. Quisieramos aclarar que el poder lograr que en una PYME se tengan estas «mejores prácticas» de negocios como los equipos auto-dirigidos, accountability y que las personas se desempeñen con efectividad y sin tanta necesidad de supervisión y seguimiento, es posible, si y solo si, se tiene un buen nivel de desarrollo de documentación e implementación de procesos en la PYME, es decir, de estandarización. Y aún así es importante siempre seguimiento continuo a las actividades en todas las áreas de la PYME.

Así que entrando en materia, ¿cómo se debe dar seguimiento a los pendientes en una PYME?

Primero es importante tener una lista de pendientes o tareas por cada área, la persona responsable del área tiene que generar esta lista. Puede ser en Excel aunque es mucho más práctico y funcional utilizar softwares como Base Camp y otros que incluso ya hay en español y que están en la nube, donde los colaboradores pueden subir sus pendientes. Incluso se puede utilizar uno o varios archivos en Excel compartido en Drop Box. Es muy importante que la lista de pendientes tenga los siguientes elementos:

  1. La lista debe contener los siguientes campos: área, departamento, etc., nombre del responsable (solo puede haber uno), personal involucrado (pueden ser varios y de varias áreas), fecha de creación de la tarea o pendiente, fecha límite para completar la tarea o el pendiente, prioridad de la tarea (1,2, y 3… si solamente 3 porque si agregamos más cantidad de prioridades lo complicamos de más…) y un campo de comentarios para dar seguimiento.
  2. Uno de los aspectos más importantes es que la lista o las listas tengan diferentes filtros (esto se puede hacer fácilmente en Excel) o vistas para que la lista se pueda filtrar por departamento, personal responsable, fecha límite, etc. etc.
  3. Tener juntas de revisión de pendientes. Esto se puede hacer teniendo un sistema efectivo de juntas de los cuales enseñamos a nuestros clientes en nuestro programa y que vamos a resumir aquí:
    1. Junta semanal táctica: es una junta semanal de 1 hr. de duración que debe de tener el dueño con todas las cabezas de área. Se recomienda tenerla los lunes por la tarde. Aquí se revisarían los pendientes que involucran a varias áreas, es decir, interdepartamentales.
    2. Junta semanal uno a uno con cada cabeza de área: es una junta semanal de 1 hr. de duración que el dueño debe de tener con cada una de las cabezas de área por separado para revisar pendientes específicos de esa área. Se recomienda tener estas juntas entre Martes y Jueves.

Les aseguramos que si siguen este método obtendrán excelentes resultados. Al principio puede ser un poco agobiante el ver tantos pendientes pero con el tiempo te acostumbrarás.

En la medida de lo posible es recomendable que los pendientes de cada área solo los puedan ver las personas del área. No tienen ningún sentido que personal de otras áreas tenga acceso a ver pendientes de otras áreas.

 

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